Ich kenne zwei Arten von Menschen. Die einen wollen so schnell wie möglich weg, wenn ich von Prozessen spreche, die anderen bekommen leuchtende Augen.
Doch woran liegt das?
Die erste Gruppe hat vermutlich schlechte Erfahrungen mit dem Thema gemacht. Die zweite Gruppe hingegen hat verstanden, wie sehr und standardisierte Prozesse helfen können.
Wenn du dir jetzt denkst: “Ich will meine Arbeit nicht standardisieren, dabei geht meine Kreativität verloren” dann ist dieser Artikel ganz besonders etwas für dich, denn ich hoffe, dass gerade du am Ende verstanden hast, warum das nicht stimmt.
Prozesse sind wiederholbar
Wenn du für einen Arbeitsschritt einen Prozess definiert hast, kannst du ihn immer wieder wiederholen. Das hilft dir besonders dann, wenn du zwar immer wieder ähnliche Aufgaben hast und trotzdem immer wieder viel Zeit damit verbringst, ganz grundlegende Dinge zu tun.
Ein Beispiel: Du startest ein neues Projekt und stehst immer wieder vor dem Problem, nicht zu wissen, wo du beginnen sollst? Ein Prozess, bzw. ein Template könnte hier Wunder wirken. Denn es zwingt dich, das neue Projekt Schritt für Schritt anzugehen. Außerdem startest du nicht mehr von 0 sondern hast schon die ersten 5% geschafft. Einfach nur, weil du das Template verwendest und direkt losstarten kannst.
Neben dem wiederholbaren Prozess bietet dir so ein Template noch einen weiteren riesigen Vorteil. Und zwar hast du direkt deinen nächsten Schritt definiert. Projekte oder Aufgaben, die unüberschaubar sind, hindern uns oft daran loszustarten. Der Grund ist, dass es zu aufwändig ist, den nächsten Schritt herauszufinden und deshalb, lassen wir es gleich sein. Wenn wir mit einem Template, aber bereits den ersten Schritt definiert haben, haben wir eines der größten Probleme schon gelöst.
Prozesse machen uns schneller
Wenn du immer wieder dieselben Schritte ausführst, wirst du immer routinierter werden. Und das macht sich mit der Zeit unglaublich schnell.
Wenn wir ein Instrument, wie z.B. Gitarre lernen, werden wir am Anfang noch Schwierigkeiten haben, die Noten zu lesen, die richtigen Saiten zu zupfen und die Töne richtig zu treffen. Es dauert gefühlte Ewigkeiten, bis wir den Accord richtig greifen, was ein flüssiges Spielen eigentlich unmöglich macht. Je länger wir üben, desto besser werden wir und irgendwann erreichen wir das Level, um unser Lieblingslied gut spielen zu können.
Bei unserer Arbeit ist es genauso. Du startest als Junior und entwickelst dich immer mehr zum Senior. Jeder definierte Prozess kann dir helfen, schneller an dieses Ziel zu kommen.
In der Planung deiner Aufgaben, kannst du auch Platz schaffen, um Prozesse für dich zu definieren, die dich insgesamt schneller machen. Denn oft arbeiten wir sehr ineffizient an unseren Projekten und springen oft von einem Thema zum nächsten. Laut Studien vergeuden wir bis zu 13 Wochen im Jahr damit, zwischen Aufgaben hin und her zu wechseln. Stell dir vor, du könntest diese Zeit effektiver nutzen. Du wärst den anderen bereits meilenweit voraus.
Um das ein bisschen konkreter zu machen ist hier ein Beispiel. Dieser Blogpost/Newsletter, den du liest, ist ein Teil meiner Content- und Produktstrategie und ich spare mir damit enorm viel Zeit. Früher habe ich speziell Content Marketing und Produktentwicklung als zwei separate Bereiche gesehen. Dadurch habe ich entweder an meinen Produkten gearbeitet oder Posts für meine Social Media Kanäle geschrieben. Sobald ich zwischen den beiden Themen wechselte, musste ich mein Gehirn einmal auf 0 zurückstellen.
Jetzt mache ich das anders. Ich weiß, welches Produkt ich als nächstes entwickeln möchte und brauche dafür Content. Workbooks und Onlinekurse entstehen ja nicht von alleine. Ich mache mir also eine Mindmap zum möglichen Inhalt des Kurses und beginne dann die Themen zu erarbeiten. Das mache ich, indem ich recherchiere und aus den Themen direkt meine Newsletter erstelle. So bekomme ich zu jedem Thema mehrere Newsletter.
In jedem Newsletter sind wiederum mehrere kleine Nuggets versteckt, die ich dann in Social Media Posts umwandle. So kann ich meine Zeit maximal effizient nutzen.
Prozesse machen unsere Arbeit besser
Wenn wir möchten, dass unsere Arbeit gut ist, dann brauchen wir Prozesse. Denn sie stellen sicher, dass die Qualität unserer Ergebnisse stimmt.
Als Pilot ist es selbstverständlich, dass du vor dem Abflug noch einmal alles durchgehst. Dieser Prozess ist dir bereits in Fleisch und Blut übergegangen. Auch als Chirurg prüfst du vor der OP noch einmal, ob du den richtigen Patienten am Tisch liegen hast. Und wenn wir darüber nachdenken, leuchtet uns das auch völlig ein.
Auch für deine Arbeit macht es Sinn, gewisse Prozesse zu haben, denn sie helfen dir, wichtige Details zu bedenken und Fehler zu vermeiden. Beides essentielle Dinge, denn es wird unglaublich viel Zeit damit verbraten, vermeidbare Fehler wieder auszubügeln oder vergessene Details nachzubringen.
Ein anderes Beispiel: Stell dir vor, du leitest eine Abteilung mit 20 Mitarbeiter:innen, die alle im Grunde dasselbe machen. Ihr habt aber keinen vorgegebenen Prozess, sondern jede Mitarbeiter:in erledigt die Aufgaben so, wie sie sich das denkt. Glaubst du, dass du damit das beste Ergebnis erreichen würdest? Und glaubst du, dass die Qualität über die gesamte Abteilung hinweg gleich gut sein wird? Vermutlich nicht, denn es ist anzunehmen, dass manche Mitarbeiter wesentlich bessere Qualität liefern werden als andere.
Prozesse machen uns flexibler
Immer dann, wenn wir genau wissen, wie wir in einem gewissen Bereich vorgehen, können wir kreativ werden. Was meine ich damit? Sobald wir uns keine Gedanken mehr darüber machen müssen, was der nächste Schritt ist, haben wir wieder die Kapazität, kreative Lösungen zu finden.
Ein Prozess engt uns also auf keinen Fall ein. Ja, er gibt uns Schritte vor, die wir einhalten sollen. Innerhalb dieser Schritte können wir uns dann so bewegen, dass wir die beste Lösung finden. Und das kann auch heißen, dass wir bewusst den Prozess einmal anders machen.
Ohne Prozesse hätten wir diese Möglichkeit gar nicht. Wir dürfen uns von definierten Prozessen allerdings auch nicht einschränken lassen. Jeder Planungsprozess ist ein perfektes Beispiel dafür, denn dort überlegen wir, wie wir etwas umsetzen könnten. Du wirst mir aber sicher bestätigen können, dass die Realität dann meist anders aussieht.
Prozesse helfen uns also schneller zum Ziel zu kommen und geben uns die Freiheit auch über den Tellerrand blicken zu können. Sie geben uns Leitplanken, die wir aber bewusst auch jederzeit verlassen können.
Key Takeaways
Was du dir unbedingt mitnehmen solltest ist:
- Prozesse sind wiederholbar. Das hilft dir immer, den nächsten Schritt parat zu haben.
- Prozesse machen uns schneller, denn Übung macht ja bekanntlich Meister und wenn wir die selben Schritte immer wieder ausführen, sind wir bald schon Experten.
- Prozesse verbessern die Qualität unserer Arbeit. Wir können Fehler vermeiden und vergessen keine Details mehr.
- Prozesse machen uns flexibler. Wir bekommen die Möglichkeit zurück uns auf das wesentliche zu Konzentrieren
So wirst du schon bald produktiver sein, als du es dir jemals erträumt hast.
